Chers Adhérents,

Les derniers colis sont partis en fin de semaine, c’est donc le moment de faire un bilan de cette opération “Commande groupée de fournitures et manuels scolaires en France sans frais de port”.

Alors qu’il était prévu que les colis arrivent au lycée la veille de la rentrée, et ainsi faire la préparation de la distribution à compter du 1er septembre, nous avons appris que les colis étaient bloqués à la douane.

Les FLT ont donc pris l’initiative de contacter LDE afin de récupérer les informations manquantes et faire l’intermédiaire entre le transitaire japonais, LDE et le lycée afin de réduire les délais de réception. Nous souhaitons remercier particulièrement M. Jorge, Responsable Gestion Matérielle du LFI Tokyo pour son assistance précieuse au cours de ces échanges et tout au cours de l’opération.

Nous avons également croisé plusieurs fichiers (les commandes LDE, les classes du lycée, les bons de livraison…), mis en place des procédures afin d’organiser l’équipe FLT et les nombreux parents bénévoles afin de pouvoir commencer à organiser la distribution des commandes  dès réception des palettes au lycée et en parallèle des cours contrairement à ce qui était initialement prévu.

L’équipe s’est également rendue compte que certains colis seraient trop lourds pour les élèves, et une règle a été établie conjointement avec la direction du lycée pour demander aux parents de venir récupérer ou bien de faire livrer à domicile les colis au-delà d’un certain poids. 

Le 11 septembre au matin, 8 palettes correspondant à plus de 380 commandes sont arrivées. Ont alors commencé les opérations de déballage, tri, vérification, reclassement, pointage(s), recherche, début de la distribution aux élèves, remise en cartons pour les livraisons Yamato, écriture des bordereaux, et organisation de l’expédition jusqu’à jeudi soir !

Beaucoup, beaucoup d’heures ont été nécessaires au traitement de 380 commandes. Rien que lundi ce sont plus de 7h non stop qui ont été nécessaires pour trier les commandes entre la 6ème et la Terminale impliquant la vingtaine de bénévoles, dont l’équipe FLT, pour cette première opération LDE. Et l’effort s’est poursuivi toute la semaine avec des rotations, des appels la nuit avec LDE, pour trouver des solutions aux diverses situations. 

Malgré tous les efforts de préparation pour que cette commande groupée se passe dans les meilleures conditions, et malgré le fait que la société choisie (LDE) est le leader français dans ce domaine, nous avons pu constater un certain nombre de dysfonctionnements. La société LDE a présenté ses excuses à l’ensemble des parents d’élèves impactés par le retard et les fournitures manquantes non annoncées. Les FLT et LDE sont restés en contact journalier tout au long de cette semaine et se sont mis d’accord pour lister les points à améliorer  dès que les dernières commandes arriveront d’ici fin septembre. Bien évidemment, en plus du suivi pour s’assurer que tous les élèves reçoivent l’intégralité de leur commande, nous ferons remonter nos attentes et la société présentera son plan de remédiation s’ils souhaitent à nouveau être sélectionnés pour les commandes de l’année prochaine. Nous regardons de très près comment le deuxième envoi qui partira ce  va être mené.

Même si cela n’a pas été de tout repos, nous sommes soulagés que les élèves et leurs parents aient enfin pu recevoir la majorité  des fournitures scolaires commandées. 

Un grand MERCI et BRAVO à tous ceux qui ont participé à cette opération, du personnel du Lycée, en particulier Mme Campels et son équipe pour le soutien logistique à tout moment, aux enseignants pour leur patience et adaptation à cette situation particulière, et en particulier à la vingtaine de parents bénévoles, aux deux mamans japonaises qui ont transcrit puis écrit en japonais plus de 110 bordereaux, à celles et ceux qui ont œuvré dans l’ombre en donnant bien plus de leur temps qu’initialement prévu pour que le retard pris au démarrage soit le moins impactant possible pour les élèves !