Compte-rendu du Conseil d’administration du 18 octobre 2018

Personnes présentes :

Membres titulaires :

Monsieur Bruno VALERY, coordonnateur de l’AEFE en Asie

Madame Catherine OUNSAMONE, conseillère culturelle adjointe

Madame Hélène AUBLÉ secrétaire général de la fondation

Monsieur Nicolas DI COSTANZO, représentant des parents d’élèves

Monsieur Pierre-François VILQUIN, représentant des parents d’élèves

Monsieur Armel CAHIERRE, président de la CCIFJ

Monsieur Farid EL KHALKI, représentant des personnels

Auditeurs :

Monsieur William FABVRE

Monsieur Masato TANI

Membres invités :

Monsieur Thierry CONSIGNY, conseiller consulaire

Madame Evelyne DAVENET—INUZUKA, conseillère consulaire

Monsieur François ROUSSEL, conseiller consulaire

Monsieur Maxence ROBIN, attaché de coopération pour le français

Madame Patricia REYNAUD, directrice du secondaire, experte

Monsieur Gilles SANSEBASTIAN, directeur du primaire, expert

Monsieur François GAGNAIRE, représentant des personnels

Madame Yukie KADOTANI, interprète

Monsieur René CARRAZ, observateur, représentant des parents d’élèves

 

 

Le 18 octobre 2018, s’est tenu le premier Conseil d’administration de l’année 2018-19. Vos représentants, P.F. Vilquin, N. Di Costanzo – vote par procuration – et R. Carraz en tant qu’observateur y assistaient.

 

Modification du règlement financier

Après avoir adopté à l’unanimité des présents le compte-rendu du précédent CA. Le Conseil d’administration a longuement discuté des propositions faites par la Direction pour modifier le “règlement financier de l’École”, les modifications visées portaient principalement sur les frais généraux liés à la cantine et les sorties pédagogiques avec nuitées (S.P.A.N.), en langage non acronymique, les sorties scolaires.

Pour le premier, il fut proposé que “Tout trimestre entamé est dû”, pour le second point il fut proposé qu’il ne soit procédé à aucune remise cantine et à aucun remboursement en présence d’un excédent de trésorerie. Le changement de règlement interne nous a été présenté comme une simplification des procédures administratives permettant la fin d’une gestion au cas par cas, facilitant ainsi le travail des services comptables. En effet, malgré 3 personnes supplémentaires au sein des services administratifs, il y encore nécessité de faire des heures supplémentaires pour compléter tout le travail nécessaire au bon fonctionnement de l’École. Cela est dû en partie à l’intériorisation du système de paie (charge supplémentaire, a priori moins d’erreurs aussi), au travail induit par la mise en place de nouveaux logiciels, etc.

Pour le premier élément, nous avons mis en avant le coût pour les familles arrivant ou partant en cours de trimestre. C’est en effet loin d’être anodin, à titre d’exemple, pour un élève au primaire partant 1 mois avant la fin du trimestre, cela représentera 14,600 yen. Nous avons aussi mis en avant le coût potentiel pour une famille arrivant du système japonais au mois d’avril, il nous a été précisé que la facturation du troisième trimestre commençait au mois d’avril ne provoquant pas de surcoûts dans cette situation.

La discussion sur le non-remboursement des frais de cantine lors des SPAN fut plus débattue. Le problème principal à nos yeux était celui de la “double facturation”, le repas étant payé pour une service non utilisé à la cantine et étant inclus dans le budget du voyage. L’argument d’un simplification comptable ne justifiant pas à nos yeux un surcoût difficilement justifiable sur un plan d’équité. Par ailleurs, en cas de reliquats (sommes trop perçues), il ne sera plus fait de remboursements,  mais les reliquats seront employés pour des actions pédagogiques en relation avec le voyage.

Suite aux discussions, un nouveau règlement interne  a été voté et en prenant en compte les amendements suivants:

 

 

Vos représentants ont voté contre cette modification du règlement financier, même si les amendements font en sorte que moins de familles soit pénalisées.

La direction a par la suite discuté de la difficulté de monter financièrement les voyages scolaires à cause des plafonds de financement (50,000 Yen pour les voyages au Japon et 100,000 Yen pour les voyages à l’étranger). Il a été décidé que pour l’instant les plafonds de voyage restaient inchangés, mais ce sujet reviendra certainement sur la table, vos représentants resteront vigilants. Par ailleurs, Bruno Valery a mentionné que l ‘AEFE et l’Union Nationale du Sport Scolaire (UNSS) ont renforcé leur partenariat pour la période 2017-2020 pour faciliter la mise en réseau des évènements sportifs au sein des établissements de la zone ASIE. Il a par ailleurs regretté la faible participation du LFIT aux évènements sportifs de la zone.

Par ailleurs, suite à  une remarque du représentant de la CCIFJ , M. Armel CAHIERRE, le président de séance, M. Valery, a recommandé d’augmenter les cotisations des plans de contribution des familles dont les frais de scolarité sont payés par leur entreprise pour abonder la caisse de solidarité. A titre d’information, la caisse de solidarité a environ actuellement 2M yen en trésorerie, dont environ 750,000 yen de dons provenant de l’année dernière. Cette année, il y a environ 1.3M yen de promesses de dons.

Finalement, suite à une mise en conformité avec les lois comptables japonaise. Un inventaire physique de la collection de la bibliothèque du LFIT est nécessaire (environ 27,000 livres). Différentes stratégies ont été mises en avant pour palier à cette surcharge de travail: heures supplémentaires, stagiaires, embauches de personnes en CDD. Cette inventaire devra être fait tous les ans, mais la plus grande charge de travail sera occasionnée la première année.

 

Nous avons par ailleurs demandé à l’administration quel est le nombre d’élèves (niveau et nationalité) sur liste d’attente n’ayant pas eu la possibilité de faire la rentrée de septembre 2018 faute de place.

Réponse: Liste d’attente au 18 octobre, 22 enfants.

 

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